Business Challenge
In 2017, Transforming Solutions, Inc. (TSI)受雇于南方一所旗舰大学的信息技术服务部门，帮助建立项目组合管理办公室(PMO). 这个办公室旨在支持整个大学系统的各种项目. The University engaged TSI to help establish the PMO with training, structure, management strategies, 以及通过制定章程来发展重要的PMO基金会, mission, and vision. 还就项目管理等专题提供了广泛的深入培训, Lean Principles, and Business Process Improvement. TSI为项目管理处的员工提供培训和持续的支援，并在整个资讯科技服务部门和校园内共同努力，培育创新和改善的文化.
TSI’s Approach and Role
Approach
为达成既定目标，TSI采用了以下方法:
PMO Development
In order to launch a new Portfolio Management Office, TSI的目的是为新任命或聘用的PMO员工提供持续的支持和发展. Working closely with the PMO Director, 围绕项目管理提供一系列高水平、详细的培训, office setup and maintenance activities, and mentoring for PMO growth and stability. Overall, TSI为包括项目经理在内的约40人提供了培训, Business Analysts, Business Process Analysts, and administrative staff. Additionally, TSI将向整个IT服务部门的小组进行协作，以促进澳博app文化的改变，并在整个部门使用水平集语言. PMO开发的一部分是业务流程改进培训和指导计划，其中包括对PMO员工的BPI的深入研究，以及对业务流程分析师的培训师培训组件.
BPI Training and Mentoring
To support PMO growth and development, 该大学要求TSI就TSI的BPI方法提供深入培训. With varied experience levels of PMO staff, TSI chose to implement its’ I DO, WE DO, YOU DO approach to training and mentoring. 这种方法提供了对该方法的6个步骤的深入探索，然后动手实现所学的概念. 它还允许每个人在训练中以自己的速度进步. With the I DO phase, TSI促进小组领导了当前状态的促进和文档化, analysis of current state, 以及未来的州会议，并为每一次会议制定可交付成果. 培训协调员在I DO会议期间观察了实际使用的方法，并审查了创建和最后确定可交付成果的过程.
In the WE DO phase, 培训中的辅导员是当前状态下促进团队的积极成员, analysis of current state, 以及未来的状态会议，以及每个过程领域的可交付成果的开发. Collaborating with the TSI facilitation team, the facilitators-in-training took the lead with mentoring, guidance, and feedback as needed. Once a desired level of competencies were achieved and communicated, the individual continued to the YOU DO phase. In the YOU DO phase, 每位学员在整个流程改进的各个阶段都担任促进团队的领导，并在澳博app下载的评审和反馈下独立开发了可交付成果. For each session, 举行了会前规划会议和会后汇报会议，以分享准备过程改进的最佳做法，收集关于方法执行情况的反馈，并与利益攸关方进行接触. 培训的目的是使项目管理办公室的工作人员能够根据项目的需要在整个大学实施BPI.
Train-the-Trainer
一旦每个PMO工作人员证明掌握了各种培训组成部分(BPI, Project Management), 他们与其他学员合作服务, observing, co-facilitating, and providing constructive feedback. Additionally, 他们参与了为项目管理办公室内的工作人员提供不同主题的培训讲座, IT Services, or other stakeholders across the University. To modify and evolve the training content, PMO staff collaborated with TSI to add relevant examples, develop case study content, and track delivery. 每个学员在培训师的发展过程中都得到了反馈、建议和指导.
Role
TSI与项目管理办公室主任密切合作，编制培训课程, materials, and tools that would result in sustainable PMO Operations. TSI作为项目经理，与项目管理办公室主任和其他业务分析师合作，加强培训和项目管理最佳实践. TSI served as a facilitator, lead trainer, mentor, and evaluator.
Results
在整个参与过程中，大学和TSI都收集了数据，以支持实现目标的进展, effective implementation of methods, measure outcomes, and evidence a return on investment. Some of this data included:
- 40人接受了项目管理办公室发展方面的一般项目管理培训
- 20人接受了TSI业务流程改进方法的深入培训和指导
- 20名项目组合管理办公室员工完成了精益原则的团队培训, Project Management, and Organizational Change Management
- 6名学员完成了培训师发展性培训的所有能力，现在为PMO提供培训
- 为20名PMO BPI学员和培训师提供了详细的反馈和指导，并对其进行跟踪，以确保能力发展的可见性和透明度
- Metric tracking was established to monitor project timelines, progress, success, and other defined measures
- 为PMO开发了跟踪业务流程和期望指标的方法，这些方法将继续用于PMO的内部工作